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商务报告,一个职场躲不开的“坎”

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责任编辑 发表于 2021-4-12 17:55:13 [显示全部楼层] 回帖奖励 倒序浏览 阅读模式 0 126
在职场中,你是否经常遇到这样的情况:开会时明确规定了每个人的汇报时间,汇报时间截止,你还没讲到重点,却必须自行终止;同事们辛辛苦苦准备了一周的设计案例,交付客户时,因为汇报人报告逻辑出现了一点问题,最终方案被客户无情抛弃......
凡此种种,都说明商务报告出了问题。明明工作准备得还不错,报告时却被“用脚投票”。
在当下,商务报告已经覆盖了职场的方方面面。会议、商务谈判时汇报自己收集整理的资料,日常指导下属工作,公司内部会议发言以及为客户提供一个小小的产品服务展示,都可以算作商务报告的范畴。
商务报告,已经成为当下一个绕不开的职场课题。
1、商务报告需要通俗易懂
在职场,要会做,更要会说。
会说,就体现在日常商务报告上。
我就有过这样痛苦的经历。有一次,单位邀请了一个人工智能领域的专家做讲座,2个小时的时间内,专家在台上认真讲解,口若悬河,滔滔不绝,专业术语满天飞;听众在台下昏昏欲睡,坐卧不宁,一脸懵逼。
如果听报告的人属于业内人士,这样讲无可厚非;但听报告的人恰恰是对人工智能一无所知的“门外汉”,讲课时还要使用大量的专业术语,大家自然无法明白。
所以,做商务报告一定要看对象,尤其是对于非专业人员,尽可能使用通俗易懂的语言,配合受众的知识水平进行讲解,这是商务报告的基本原则。
正如一位资深人士所说,写学术论文可以多用专业术语,反正浏览使用论文的对象都是专业人士,大家都懂。但对于写文章做报告,一定要转换思维,要接地气,要“到什么山唱什么歌”。
让外行人听懂看懂,也是对受众对象的一种起码的尊重。
2、商务报告最好“一事一议”
我在日常听下属汇报工作时,经常会反问:“你这个报告里究竟要表述几个问题?”
现象之一是因为下属经常会把几个问题糅合到一个方案中平行展示,往往造成主次不分,重点不突出,结果影响到报告质量。
现象之二是下属在起草一个方案时,总喜欢穷尽一切可能,结果就会让看报告的人特别吃力,看完报告不知道你想表达的主要意思和目的。
一次性抛出的信息量过大,往往会给受众带来额外负担,受众可能记住了你后面的议题,但对于前面的议题,往往没有留下更加深刻的印象。
正确的做法是,在准备商务报告时,最好“一事一议”,不要总是妄图在一个方案里把所有的问题考虑穷尽。
把一个问题的来龙去脉讲清楚,找到有调研、有描述、有对比、有分析、有建议,就已经非常成功了。
职场专家都明白一个道理:每次只解决一个问题,聚焦主题,毕其功于一役,集中火力,往往会事半功倍。
在职场里,每次做商务汇报,最好不要说三件事以上。
3、商务报告必须简明扼要
有一个领导对我说,听取汇报时,3分钟还没有讲到核心问题,一定会打断汇报。
不是缺乏耐心,而是每个人的时间有限,都想在最短的时间内把问题搞清楚,拿出解决或处理问题的意见和决议。
用10分钟甚至更短的时间,把一个月、两个月,半年甚至全年的工作提炼出来;把一个项目的前因后果说清楚,涉及到项目背景调查、可行性分析、风险及投资、市场及利润等等,考验的不仅是汇报人的口才和表达能力,更多的是背后的总结、归纳、提炼和取舍能力,考验的是一个人很强的逻辑思考能力,更是一个人对问题的敏感度以及对核心内容的把控程度。
“10分钟的汇报,比3个小时的汇报更难”。
简明扼要要注意以下几点:
(1)要把控主题。以解决问题为出发点,去铺垫,去描述,去添加,去掉一些花里胡哨的东西,始终把报告主线聚焦到问题上,不偏离轨道。
(2)要节约时间。多联系、多实践,针对一个问题,除非会议有明确的时间要求,一般要学会在10分钟左右陈述清楚,并养成习惯。
(3)要培养逻辑思维意识。分清一二三四,或由浅入深,或平行展开,或层层递进,汇报内容做到互相呼应、互相关联、互不重复。
4、商务报告要有理有据
我初到一家银行工作的时候,遇到一个业务部门负责人汇报年度工作思路时,明确提出要开展投贷联动业务。
我开始时有点不解。这项业务需要银行业监管部门审批认证,明确试点银行,我所在的银行是一家新银行,根本没有做这项业务的资格和条件。可见汇报人在报告工作前没有做到吃透政策、了解业务,而是仅仅看到别家银行做了这项业务,就贸然提出了工作设想,结果议题被毙掉自然是大概率事件。
(1)做商务报告前一定要做好调查研究。功夫在诗外,报告前一定要多问几个为什么,要做详细的调查了解,不能似是而非,贻笑大方。
(2)在进行商务报告时还要注意用数据说话。数据是最有利的说服工具,数据可以帮助克服“假大空”印象。报告人一定要学会定量分析、定量说话,要从汇报问题的业务规模、时间节点、资源投入、预期回报等方面进行数据展示,增加报告的科学性、真实性、专业型、可行性。
5、商务报告最好事先预告
做报告时,报告人一定要在报告开始时预先提醒自己接下来要说的内容是什么?比如报告的主题、主要内容,让受众对自己的报告内容有一个大体的了解,便于理清脉络,对报告内容充分了解和吸收。
我的习惯是在报告开始时会告诉受众以下几个问题:报告主题内容是什么?报告分为几个部分(如报告的背景、存在的问题、解决方案等)?报告所用的时间等。每次都能收到较好的效果。
如果一开始没有给大家一个简明的交待,受众还没有做好充分的心理准备,再加上报告中可能遇到的专业和逻辑表达问题,受众很可能会听不懂我们在说什么,至少很难专注我们报告的主题内容。
如果能在报告时先给出一个简单合理的预告,说明我们报告的内容和重点,以此吸引受众的注意和好奇,他们可能就会耐心地听下去了。
6、商务报告需要解决方案
职场中讨论工作安排,往往需要阐明问题、分析问题,最终目的是解决问题。因此,涉及解决问题的商务报告,一定要在分析阐述之后,给出明确的或建议的解决方案。
尤其在给领导汇报工作的时候,领导关注的不仅仅是你对问题的背景描述是否全面,发展展望是否科学,更重要的是你是否提出了解决问题的思路和措施,以及提出的解决方案是否可行,是否能够落地实施?
如果你在领导面前侃侃而谈,浪费了领导半天宝贵时间,最终只是一个“空中楼阁”,你设想一下领导被忽悠后能有什么感觉?
所以,以解决问题为目的的工作汇报的关键点,还是你能够根据全面的分析和判断,拿出可供领导决策使用的建设性方案。
这种方案,可以是深思熟虑后的唯一解决方案,也可以是供大家决策思考的若干方案。
你的任务,就是通过工作汇报,为领导打开一扇思维的门,为领导提供一个选择的“菜单”;而领导,就是要在你提供的“菜单”中,勾选出最符合发展“胃口”的那道菜。

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